Obținerea de semnături (cu fluxul de semnături)

Informații importante mai întâi:

• Persoana care face invitația plătește întotdeauna pentru semnături
• Contrapartida dvs. nu trebuie să aibă un cont sproof sign și poate pur și simplu să deschidă invitația dvs. (de exemplu, prin e-mail) cu orice dispozitiv mobil (smartphone, PC, masă) și să urmeze instrucțiunile.

Instrucțiuni pas cu pas

În acest tutorial, am dori să vă arătăm cum puteți lucra la semnături utilizând fluxuri de lucru inteligente. Un așa-numit flux de lucru vă ajută să cartografiați chiar și procesele de semnătură complexe și să le faceți reutilizabile. Puteți afla mai multe despre fluxurile de lucru în tutorialul Crearea și utilizarea fluxurilor de lucru .

Imediat ce vă conectați, aveți mai multe opțiuni pentru a încărca unul sau mai multe documente într-un dosar de documente. De asemenea, puteți începe cu un șablon pe care doriți să îl trimiteți pentru semnare.

Documentul sau documentele sunt deschise în vizualizarea editor a sproof sign. Deschideți fila "Destinatarii" din partea dreaptă.

Faceți clic în câmpul de căutare din bara laterală din dreapta, sub "Adăugați destinatari". Acest tutorial se referă la utilizarea unui flux de lucru pentru a obține semnături. Puteți afla mai multe despre fluxurile de lucru în modulul de învățare [Create & use workflows](sproofacademyworkflowlink ). Pentru a selecta unul dintre fluxurile dvs. de lucru, procedați după cum urmează:

1. în suprapunere, faceți clic pe pictograma carte cu textul "Select from contacts & workflows". Se va deschide un ecran în care sunt listate toate contactele, grupurile și fluxurile dvs. de lucru.
2. în partea de sus puteți filtra după contacte, grupuri sau fluxuri de lucru. Pentru a vă găsi mai ușor fluxul de lucru, faceți clic pe "Fluxuri de lucru".
3. pentru a selecta un flux de lucru, faceți clic pe plusul verde (+) din intrarea respectivă din listă.
4. apoi puteți confirma selecția făcând clic pe butonul verde "Aplicare selecție".

După ce ați făcut selecția, faceți clic pe "Următorul".

Setările fluxului de lucru selectat au fost acum aplicate. Cu toate acestea, puteți ajusta setările în orice moment. De exemplu, puteți adăuga mai multe persoane sau puteți elimina din lista de destinatari persoanele care sunt salvate în fluxul de lucru. În general, aveți următoarele opțiuni:

1. Definiți o ordine în care persoanele invitate trebuie să efectueze interacțiunile dvs. (semnare, vizualizare, aprobare). De asemenea, puteți defini dacă destinatarii dvs. trebuie să semneze cu un anumit standard de semnătură (AES/QES). Dacă nu efectuați această setare, persoanele invitate pot alege singure. Cu sproof sign, dvs. și omologul dvs. semnați 100% conform eIDAS cu semnătura electronică avansată sau calificată. Datorită interfeței integrate pentru toți furnizorii de eID, toți furnizorii de eID din întreaga Europă sunt disponibili pentru dvs. sau pentru persoanele invitate să semneze. De exemplu, ID-Austria sau cartea de identitate germană cu funcție online.
2. Mai jos veți vedea lista destinatarilor dumneavoastră. Dacă ați bifat caseta de selectare "Set order" (Stabiliți ordinea), acum puteți glisa și plasa persoanele individuale în ordinea dorită.
3. Făcând clic pe pictograma cu 3 puncte, puteți face setări pentru runda respectivă. De exemplu, puteți specifica că numai o persoană din această rundă trebuie să semneze/vadă/aprobe în numele celorlalte persoane.
4. Făcând clic pe pictograma săgeată (>) de lângă un destinatar, puteți accesa setările pentru persoana respectivă. Acestea sunt explicate mai în detaliu într-un alt grafic.

Aveți la dispoziție următoarele opțiuni în setările destinatarului:

1. faceți clic pe pictograma creion pentru a personaliza datele personale ale persoanei (de exemplu, numele)
2. definiți rolul persoanei: puteți alege între "semnatar", "vizualizator" și "aprobator". Un semnatar trebuie să semneze documentul. Un vizualizator poate doar să vizualizeze documentul, iar un aprobator trebuie să își dea acordul (să aprobe). Important: Semnatarii și aprobatorii influențează progresul fluxului de lucru. Aceasta înseamnă că, dacă o persoană aflată într-o poziție desemnată nu semnează sau nu aprobă, procesul nu poate fi finalizat. Acesta nu este cazul pentru o persoană care vizualizează!
3. specificați tipul de semnătură individuală pentru persoana respectivă: Tipul de semnătură individuală suprascrie setările pentru tipul de semnătură general al documentului. Info: Dacă doriți ca omologul dvs. să semneze cu semnătura electronică calificată (QES), dar această persoană nu are o QES, puteți acoperi costurile de identificare. Puteți afla mai multe despre acest lucru în tutorialul Semnături la cerere (OnDemand signatures ).
4. puteți elimina destinatarul făcând clic pe butonul roșu.

Faceți clic pe pictograma X din dreapta sus pentru a reveni la destinatari.

În al doilea pas, puteți plasa marcaje de semnătură și alte câmpuri de formular pentru destinatarii dvs. Dacă le-ați definit deja în fluxul de lucru, acestea vor fi aplicate automat. Important: trebuie să definiți cel puțin o poziție de semnătură pentru fiecare semnatar.

1. Aici puteți vedea pentru ce semnatar definiți poziția de semnătură și câmpurile de formular. Puteți utiliza meniul derulant pentru a comuta între destinatari.
2. plasați pe document cel puțin un semn de poziție pentru fiecare destinatar, pentru a defini poziția semnăturii și a continua. Puteți alege între o semnătură (numele complet) sau inițiale (de exemplu, A.B.). Ambele sunt semnături echivalente.
3. aici veți găsi câmpuri de formular suplimentare care sunt atribuite destinatarului și pot fi completate numai de această persoană. Plasați-le pe document folosind funcția drag & drop. (Notă: Câmpurile fără atribuire - așa-numitele câmpuri generale - care pot fi completate de orice destinatar pot fi adăugate în meniul "Editare document" sau dacă selectați "Neatribuit" ca destinatar atunci când invitați contacte).

Dimensiunea și poziția pot fi ajustate pentru toate marcajele de semnătură și câmpurile de formular. Faceți clic pe X-ul verde pentru a elimina din nou câmpul. În vizualizarea în miniatură din stânga, puteți vedea pe ce pagină ați plasat câmpuri de formular și marcaje de semnătură pentru ce destinatari. Indicatorii mici au o culoare diferită pentru fiecare persoană.

Când ați terminat de pregătit documentul, faceți clic pe "Următorul".

În al treilea pas, puteți configura invitația prin e-mail. Este posibil ca administratorul planului dvs. (sau dvs. ca administrator) să fi setat texte implicite pentru e-mailuri. Le puteți personaliza. Puteți afla mai multe despre cum puteți predefini textele e-mailurilor în calitate de administrator în modulul Opțiuni de branding .

1. definiți un subiect: Selectați un subiect unic care va fi afișat invitaților ca "titlu" al e-mailului.
2. textul general al invitației este același pentru toți destinatarii. Compuneți un mesaj sau selectați din mesajele anterioare.
3. de asemenea, puteți compune un mesaj individual pentru fiecare destinatar, care este afișat numai pentru persoana respectivă. Aici puteți adăuga informații și explicații personalizate, de exemplu.

Puteți efectua setări suplimentare în al patrulea și ultimul pas:

1. setați un memento și/sau o dată scadentă: Data memento definește momentul de la care vor fi trimise memento-uri automate. Data scadentă definește data până la care persoanele invitate trebuie să își finalizeze acțiunile.
2. în setările suplimentare puteți, de exemplu, să permiteți transmiterea documentului. Dacă o persoană invitată transmite documentul, aceasta autorizează o altă persoană să îl semneze în locul persoanei respective. De asemenea, puteți specifica dacă documentul finalizat trebuie trimis la sfârșit. De asemenea, puteți defini limba de invitație a e-mailului.
3. În final, faceți clic pe butonul verde "Trimite invitație" pentru a trimite invitațiile către destinatari.

O suprapunere vă informează că invitațiile dvs. au fost trimise. Dacă ați făcut modificări la fluxul de lucru selectat, îl puteți actualiza. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe butonul verde "Actualizare flux de lucru".

Imediat ce documentul a fost trimis, puteți urmări progresul semnăturilor în document, în secțiunea "Destinatarii" și în tabloul de bord.

După invitație, puteți ajusta setările de reamintire din document, vizualiza setările generale și adăuga ulterior destinatari suplimentari la document.

Făcând clic pe săgeata (>) de lângă o persoană, dacă aceasta nu a semnat încă, puteți edita câmpurile setate pentru această persoană, puteți retrimite invitația sau puteți șterge complet destinatarul.