Serienbriefe aussenden

Serienbriefe können mit unterschiedlichen Tools erstellt werden. Das beliebteste Programm für die Erstellung von Serienbriefen ist Microsoft Word. Das bisherige Problem bestand darin, dass z. B. mit Word Serienbriefe verschickt, jedoch keine Unterschriften eingeholt werden konnten. Deshalb hat sproof sign eine Funktion implementiert, Serienbriefe inklusive der Empfänger:innen-Liste hochzuladen und deren Unterschriften einzuholen.

Die Kernfunktionen:

• Serienbrief + Liste der Empfänger:innen hochladen
• Serienbrief wird von sproof sign erkannt
• Hinterlegte Empfänger:innen werden von sproof sign erkannt
• Serienbrief wird in Einzeldokumente zerteilt
• Jede:r Empfänger:in erhält ein separates Dokument mit der Aufforderung, dieses zu signieren
• Signierte Dokumente werden automatisch an den:die Sender:in retourniert

Die Serienbrief-Funktion funktioniert sowohl über die sproof sign Nutzungsoberfläche als auch über die API. Der generierte Serienbrief, einschließlich Markierungen, kann dann in der Anwendung oder als Teil einer API-Anfrage hochgeladen werden.

Limitationen:

• Die sproof-Serienbrieffunktion ist NICHT dazu gedacht, eine vollwertige Serienbrieffunktion (z. B. in Word) zu kopieren oder zu ersetzen.

Schritt für Schritt Anleitung

Beginnen Sie damit, Ihren Serienbrief mit einem geeigneten Tool zu erstellen. In diesem Tutorial verwenden wir Microsoft Word. Wie Sie einen Serienbrief mit Microsoft Word Schritt für Schritt erstellen, erfahren Sie hier . Damit sproof später die Kontakte/Unterschriftenpositionen auslesen und den Serienbrief an den richtigen Stellen zerteilen kann, müssen Sie beim Erstellen der Serienbrief-Vorlage unbedingt folgende Marker setzen:

1. Marker für Signaturposition: Fügen Sie an der Stelle, an welcher später die Signatur platziert werden soll, folgenden Marker hinzu. Wichtig hierbei ist, dass Sie Platzhalter anstatt echter Kontaktdaten verwenden (in diesem Beispiel Vorname, Nachname und EMailAdresse). Die Platzhalter werden später durch Kontaktdaten aus Ihrer Liste ersetzt: {sproof{«Vorname»,«Nachname» ,«EMailAdresse» ,1}sproof}
2. Marker am Ende der Vorlage: Damit sproof später die Stellen erkennen kann, an welchen der Serienbrief zerteilt werden soll, ist ein Marker am Ende der Vorlage nötig. Wenn Ihre Vorlage z.B. drei Seiten lang ist, fügen Sie den Marker am Ende der letzten Seite ein: {sproof{end}sproof}

Tipp: Wenn Sie alle Marker richtig platziert haben, ändern Sie die Textfarbe auf Weiß, sodass sie später nicht auf dem Dokument erscheinen, sproof sie aber trotzdem auslesen kann. Exportieren Sie anschließend Ihren Serienbrief als PDF.

Kennen Sie außerdem schon unsere sproof sign Integration für MS Word? Diese finden Sie hier .

Nachdem Sie den Serienbrief erstellt und als PDF exportiert haben, laden Sie ihn auf sproof sign oder über die API hoch. sproof sign erkennt Ihr Dokument automatisch als Serienbrief. Nun haben Sie folgende Möglichkeiten:

1. Liste der hinterlegten Empfänger:innen: Klicken Sie auf den Button “Alle anzeigen”, um die vollständige Liste der Empfänger:innen anzuzeigen. Fehlerhafte Einträge in Ihrer Kontaktliste werden rot markiert. Beheben sie gegebenenfalls den Fehler und laden Sie das Dokument neu hoch.
2. Standardmäßig zerteilt sproof sign den Serienbrief in Einzeldokumente, welche an die jeweiligen Empfänger:innen versendet werden. Alternativ können Sie den Serienbrief ohne Zerteilen öffnen. Im Folgenden wird zu Beginn die erste Option näher erklärt, bevor die alternative Option gezeigt wird. Klicken Sie in beiden Fällen auf “Weiter”, um zum nächsten Schritt zu gelangen.