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Signaturfortschritt & Erinnerungsfunktion
In diesem Tutorial zeigen wir Ihnen, wie Sie den Fortschritt und Status Ihrer Unterschriftenprozesse stets im Blick haben und wie Sie die Erinnerungsfunktion nutzen können.
Aktualisiert am 27.04.2023
Referenzen aus dem Video und weiterführende Links:
- Tutorial zum Einholen von Signaturen (ohne Workflow)
- Tutorial zum Einholen von Signaturen (mit Workflow)
Schritt für Schritt Anleitung
Einer der wesentlichen Vorteile von sproof sign ist, dass sie den Fortschritt und Status Ihrer Unterschriftenprozesse stets im Blick haben und dank der Erinnerungsfunktion Unterschriftenläufe ganz einfach beschleunigen können.
Öffnen Sie ein Dokument, das Sie zum Signieren aussenden möchten und klicken Sie auf den Reiter "Empfänger".
Jetzt können Sie Ihre Kontakte hinzufügen und einen Signaturworkflow definieren. Für das Einholen von Signaturen mit und ohne Signaturworkflow haben wir eigene Tutorials vorbereitet.
Mit Klick auf “Weiter” können Sie nun
- ein Erledigungsdatum festlegen und bestimmen,
- ob und wie oft Erinnerungen ausgesendet werden sollen.
Außerdem können Sie das Signaturstandard auswählen und
- und eine persönliche Nachricht hinzufügen.
Nach dem Einladen von Kontakten werden in der Seitenleiste rechts der Chat und der Unterschriften-Fortschritt freigeschaltet.
Im Unterschriften-Fortschritt können Sie jetzt Ihre Empfänger:innen einsehen. Solange diese noch nicht unterschrieben haben, können Sie hier die Position der Unterschrift definieren oder verändern, die Einladung erneut senden oder den Kontakt löschen.
Sobald die Empfänger:in unterschrieben hat, verschwindet das Aktionsfeld und ein grüner Pfeil erscheint neben dem Kontakt.
Im Chat können Sie außerdem mit den Empfänger:innen kommunizieren und sehen eine Benachrichtigung, wenn jemand das Dokument signiert hat.
Neben der Editoransicht haben Sie auch im Dashboard die Möglichkeit, den Signaturfortschritt zu verfolgen.
In der Spalte “Fortschritt” sehen Sie ebenfalls die Empfänger:innen und den dazugehörigen Status (“Signiert”, “Ausstehend”, “Abgelehnt”).
- Um alle Empfänger:innen und deren Zustand zusehen, fahren Sie einfach mit der Maus über die sichtbaren Namen. Ein Fenster öffnet sich und zeigt Ihnen alle Informationen zum Fortschritt.
- Mit einfachem Klick auf die Dokumentzeile öffnet sich die Seitenleiste mit weiteren Informationen zum Dokument. Sie bekommen einen guten Überblick über den Signaturworkflow bzw. die Signaturreihenfolge und wiederum den Signaturfortschritt.
- Wenn Sie in der Dokumentzeile rechts auf die 3 Punkte klicken können Sie zudem den Status auch manuell ändern. Ändern Sie die Einstellung von “Status automatisch” auf “Manuell Abgeschlossen”, wenn für Sie das Dokument ausreichend bearbeitet wurde.
Wenn Sie selbst zur Unterschrift eingeladen werden, haben Sie dieselben Möglichkeiten, den Signaturfortschritt einzusehen, wie gerade beschrieben. Der einzige Unterschied ist, dass Sie dann eine Empfänger:in sind und keine Ersteller:in.
Viel Spaß beim Einholen von Unterschriften und dem Einfachen Überblicken Ihrer Signaturprozesse.