Soluzioni innovative per un futuro sostenibile: la partnership tra sproof sign ed Energie AG Oberösterreich

Burger: "Abbiamo deciso di implementare una soluzione di firma digitale per affrontare due sfide fondamentali. In primo luogo, ci siamo resi conto che spesso incontravamo una discontinuità mediatica nei nostri processi con i clienti finali. Molte informazioni venivano inviate in forma cartacea, il che comportava lunghi processi manuali per la registrazione, l'archiviazione e l'ulteriore elaborazione. Questa discontinuità mediatica rallentava notevolmente i nostri processi. Con la digitalizzazione di questi processi e l'introduzione della firma digitale, siamo riusciti a eliminare questo collo di bottiglia e ad aumentare l'efficienza.

Inoltre, la pandemia COVID-19 ci ha costretto ad adattare i nostri processi interni. Il metodo tradizionale di firmare fisicamente i documenti non era più praticabile a causa delle restrizioni di viaggio e dei regolamenti della sede. La necessità di implementare una soluzione digitale è diventata evidente per mantenere le operazioni commerciali. In questo contesto, eravamo alla ricerca di una soluzione che ci garantisse la flessibilità necessaria".

Burger: "Utilizziamo la firma digitale per diverse applicazioni. Da un lato, la utilizziamo nel contatto con i clienti, ad esempio quando un cliente vuole concludere un contratto o deve confermare un servizio fornito. Un altro caso d'uso è quello interno, soprattutto in situazioni come la rapida implementazione di nuove normative, come quella sull'home office. In uno di questi casi, dovevamo elaborare rapidamente i documenti di 1500 dipendenti, cosa che non sarebbe stata possibile con i processi tradizionali basati sulla carta. Per gestire questo processo, abbiamo utilizzato delle soluzioni interne integrate tramite un'app appositamente sviluppata. È stato implementato un processo di approvazione in cui i documenti sono stati approvati dai supervisori diretti prima di essere inviati ai dipendenti, utilizzando i segnaposti predefiniti per la firma".

Burger: "In qualità di fornitore di energia con infrastrutture critiche, operiamo in un settore altamente regolamentato. La protezione dei dati è di estrema importanza per noi, poiché lavoriamo costantemente con dati personali. Era quindi fondamentale trovare un fornitore nelle immediate vicinanze, preferibilmente in Austria o almeno in Europa. Un fornitore americano sarebbe stato associato a troppe incertezze e sfide, perché non possiamo correre alcun rischio. La nostra politica pone quindi una chiara attenzione ai fornitori europei, per garantire il rispetto dei requisiti del RGPD e ridurre al minimo i rischi di protezione dei dati".

Burger: "Oltre al RGPD, altri standard sono di grande importanza per noi, come l'ISO 271001, che è particolarmente importante per noi in quanto siamo certificati e ci aspettiamo che i nostri fornitori siano in grado di soddisfare i nostri stessi standard di sicurezza. Effettuiamo anche regolari audit di sicurezza per garantire che la nostra infrastruttura sia sempre protetta. Questi audit vengono svolti annualmente per identificare per tempo le potenziali vulnerabilità e correggerle prima che si verifichino incidenti di sicurezza, che possono essere molto costosi".

Burger: "Abbiamo già diverse soluzioni interne, il che ci ha insegnato quali funzioni sono particolarmente importanti per noi e quali non possono offrirci la flessibilità di cui abbiamo bisogno. Nel valutare i potenziali fornitori, abbiamo quindi definito dei requisiti specifici, tra cui la possibilità di spostare il segnaposto della firma in base alle esigenze e di regolarne la scalatura, oltre alla possibilità per gli utenti di configurare in modo flessibile il proprio ruolo di firma. Non l'abbiamo trovato ovunque. Abbiamo anche dato priorità alla capacità di integrarsi nei processi esistenti, soprattutto tramite l'API REST, per garantire un'integrazione perfetta nei nostri flussi di lavoro. "

Burger: "A seguito di un sondaggio condotto tra i nostri utenti chiave, che utilizzano frequentemente il prodotto, l'aspetto dell'usabilità è stato sottolineato in modo particolarmente positivo. L'interfaccia utente è progettata in modo intuitivo, il che semplifica il processo di firma per gli utenti. Funziona senza problemi anche sui dispositivi mobili, il che è molto apprezzato dai nostri dipendenti. Inoltre, hanno avuto bisogno di poca o nessuna formazione per utilizzare il prodotto. Questo ha ridotto notevolmente lo sforzo di formazione e ha rappresentato un grande vantaggio per noi. Un altro aspetto positivo è la possibilità di configurare liberamente i timbri di firma. Questo ci permette di coprire diversi requisiti e di supportare i singoli processi. Altre soluzioni di firma non erano in grado di affrontare questa sfida".

Burger: "Attualmente siamo nella fase di test di un'integrazione con SAP per il processo di quotazione. È qui che i preventivi vengono creati, approvati e firmati prima di essere inviati al cliente. Questa integrazione è già stata impostata e sarà implementata gradualmente a partire dall'estate. Un altro aspetto che potrebbe avere un potenziale è la nostra area HR interna. Abbiamo circa 4.500 dipendenti che devono essere supportati. Naturalmente, tutto ciò che funziona in modo digitale e si allontana dalla carta è una leva enorme".