Människor litar på advokater. Advokater litar på sproof. Tack vare integrationen i ADVOKAT - den ledande programvaran för advokatbyråer i Österrike - och partnerskapet med den traditionella förläggaren Linde, förlitar sig allt fler advokatbyråer på fördelarna med en plattform för digitala signaturer. Senast har Binder Grösswang, en av Österrikes stora advokatbyråer, satt sin tillit till det unga Salzburg-baserade företaget.
1 Binder Grösswang signerad digital
"Allt handlar om engagemang och förtroende i vår bransch. Den digitala signaturen, i högsta kvalitetsklass, har blivit en vanlig form för oss att fatta bindande beslut eller att få dem digitalt."
Dr. Christian Zwick | Partner
Binder Grösswang är sedan 60 år en av Österrikes ledande advokatbyråer med kontor i Wien och Innsbruck. Mer än 100 jurister och en transaktionsvolym på 50 miljarder euro talar för sig själva. Efter beslutet att integrera en plattform för digitala signaturer framstod sproof som favorit efter en rigorös utvärderingsfas.
"Det är en mycket speciell ära att vi kunde övertyga Binder Grösswang, som en etablerad men framför allt innovativ advokatbyrå, om sproof och vinna deras förtroende", säger Dr. Fabian Knirsch, grundare och CTO för företaget.
Binder Grösswang - särskilt teamet kring Dr. Christian Zwick - signerar digitalt när det är juridiskt möjligt. "I princip skriver vi alltid under när pennan ska bytas ut. I Österrike betyder det nästan alla dokument, eftersom principen om formfrihet gäller enligt civilrätten", säger Dr. Zwick.
Följaktligen används den digitala signaturen för dessa dokument, bland andra:
- Fullmakter
- Försäljningskontrakt
- Avtal om tystnadsplikt
- Resolutioner
sproof är en av få signaturplattformar som möjliggör verifiering av digitala signaturer direkt i verktyget.
2 övertygande skäl till varför advokater förlitar sig på digitala signaturer
Advokatyrket har alltid varit en integrerad del av ett fungerande samhälle. Förtroende och god kommunikation mellan advokater och klienter utgör grunden. Det kanske låter lite dogmatiskt, men juristbranschen är verkligen ingen föregångare när det gäller digitaliseringen. Det beror förmodligen på att traditionella tekniker och arbetsflöden, som har varit etablerade och beprövade i århundraden, inte vill bli ersatta.
Men även "juristbranschen" har nu insett styrkan i en meningsfull digitalisering av olika skäl. Det kan handla om digitala filer i stället för överfulla arkiv, eller om att experimentera med olika digitala "tal till text"-applikationer som kan avlasta sekretariatet på vissa platser eller till och med ersätta det i framtiden, på grund av det omfattande pappersarbetet.
I synnerhet en möjlighet till digitalisering, som också har stor potential för den juridiska industrin, är på uppgång: den digitala signaturen!
Förklaringar, resolutioner och avtal - allt detta är dokument som måste undertecknas av en eller flera personer. Redan ett dokument som tre personer måste underteckna på analog väg innebär en total tidsåtgång på cirka 45 minuter: Detta inkluderar utskrift i tre exemplar, att skicka dokument via posten eller att samordna en gemensam tid för underskrifter. Detta slöseri med resurser är onödigt.
Inom den privata sektorn har den digitala signaturen redan etablerat sig i Österrike i form av "mobiltelefonsignaturen". Under flera år har många österrikiska medborgare använt denna kostnadsfria statliga tjänst.
Men "bara" den digitala signaturen är vanligtvis otillräcklig i affärsmiljön. Det saknas tekniska möjligheter, ett verktyg eller en plattform som kan kartlägga de användningsfall och "signaturkörningar" som är specifika för en bransch eller ett företag. En tillhörande gemensam "dashboard" ger en bra överblick över viktiga dokument. Detta kräver en central administration av alla användare och en rättighets- och rollhantering. Detta medför också många fördelar.
I många företag, oavsett storlek eller bransch, är en plattform för digitala signaturer redan en integrerad del av många standardarbetsflöden. Denna juridiskt erkända teknik används redan inom den juridiska sektorn, inom beskattning, inom finanssektorn, men också av stora internationella företag med strikta IT-riktlinjer och inom den offentliga sektorn.
3 Istället för bläck och papper: kryptografisk kryptering och digitalt identitetsbevis.
Den digitala signaturen är en oumbärlig byggsten i den digitala omvandlingen. Många tvivlar dock på att den digitala signaturen är juridiskt giltig och därmed förenlig med lagen. Men digitala signaturer och deras bindande karaktär är exakt definierade och reglerade i Europeiska unionen. År 2006 fastställde eIDAS-förordningen (EU) 910/2014 (Electronic Identification and Authentication Services) reglerna för Europa när det gäller den högsta nivån av säkerhet och överensstämmelse för digitala signaturer. Förordningen reglerar det rättsliga erkännandet av elektroniska identitetsbevis och autentiseringstjänster och stärker därmed avsevärt förtroendet för elektronisk kommunikation mellan företag och medborgare och underlättar gränsöverskridande tjänster och affärsprocesser av alla slag.
Det finns tre standarder för digitala signaturer som har definierats exakt när det gäller rättslig giltighet i eIDAS-förordningen: enkel, avancerad och kvalificerad.
Signaturerna ser nästan likadana ut på ytan, men signaturens status och dess bindande karaktär är mycket olika. Endast den "kvalificerade elektroniska signaturen", även känd som QES, är juridiskt jämförbar med en signatur (se § 4 (1) Austrian Signature and Trust Services Act.
AES och QES möjliggör säker digital signering.
På grund av den högsta efterlevnaden och säkerheten är det bara den kvalificerade elektroniska signaturen som kommer i fråga för många advokatbyråer. En digital signatur som är likvärdig med den konventionella signaturen på papper.
Men hur uppstår den höga säkerhetsnivån ur ett tekniskt perspektiv? Vad är det höga bevisvärdet hos den kvalificerade elektroniska signaturen?
4 Den kvalificerade signaturen: inget mysterium
Även om de relevanta fackmedierna alltid försöker framställa den kvalificerade elektroniska signaturen som så komplex och teknisk som möjligt, har vi på sproof gjort det till vår uppgift att avslöja det förmenta "mysteriet" - i ett nötskal.
Precis som vid många andra elektroniska juridiska transaktioner eller banktransaktioner måste du kunna bevisa din egen identitet med 100% säkerhet. Detta sker inledningsvis via ett kort (ca 10 minuter långt videoidentifieringsförfarande), där dina personuppgifter och även biometriska data kontrolleras av en statligt godkänd tjänst (Trust Service Provider).
Därefter kommer du att kunna använda en mobiltelefonapp för att ytterligare verifiera varje digital signatur du gör. Förutom din e-postadress, som du ändå behöver för att skriva under och få underskrifter, är din mobiltelefon därmed din andra säkerhetsfaktor.
De undertecknade dokumenten är digitalt krypterade med hjälp av kryptografiska metoder. Endast ägarna till ett dokument, eller de som har bjudits in för att underteckna det, kan redigera dokumentet eller bara underteckna det. Varje dokument förses alltid med en unik kryptografisk nyckel, som är omöjlig för någon människa eller dator att se. Dokumentets giltighet och bevisvärde är också oberoende av vilken signaturplattform som används, eftersom den kryptografiska nyckeln (eller "hash-värdet") är inpräntat i själva pdf-filen. Följaktligen är all utskrift och fysisk lagring av dokumentet också meningslös, eftersom spårbarheten upphör när dokumentet skrivs ut.
För att verifiera giltigheten av en elektronisk signatur och överensstämmelse enligt ovan kan det undertecknade (digitala!) dokumentet verifieras med hjälp av de nationella signaturverifieringstjänsterna, t.ex. via kommunikationsmyndigheten i Österrike: rtr.at Plattformar som sproof som en plattform erbjuder i sig en integrerad verifieringstjänst.
Kort sagt: Den kvalificerade digitala signaturen är 100% förfalskningssäker och juridiskt giltig. En underskrift som görs för hand är också 100% juridiskt giltig, men aldrig 100% förfalskningssäker.
5 Det krävs inte mycket för att komma igång med den kvalificerade digitala signaturen
Digitala signaturer är tekniskt krävande och kräver ett särskilt ansvarstagande från tillverkarens sida - de signaturer som genereras med dem har trots allt den högsta graden av bindande verkan. Men ett brett spektrum av användare, från advokater till sekreterare till kunder, måste kunna arbeta med dem enkelt, snabbt och intuitivt.
Den tekniska komplexiteten är helt dold i sproof och en enkel åtkomst med låg tröskel skapas. Philipp Gernerth är ansvarig för UI och UX (användargränssnitt och användarupplevelse) på sproof.
"Vi utvecklar en modern, tekniskt mycket sofistikerad produkt som erbjuder de högsta säkerhets- och åtagandegarantierna. Ändå måste den vara så enkel som möjligt och intuitiv att använda. Annars missar vi målet", förklarar Philipp Gernerth, som ansvarar för UX (user experience) och UI (usability) på sproof.
Dr. Christian Zwick (Binder Grösswang) och Philipp Gernerth (sproof) vid ett möte i Wien på det nydesignade huvudkontoret i Wien, 1:a distriktet. Den innovativa advokatbyrån står för öppenhet gentemot unga företag. Ett utbyte om användningsområdena för digitala signaturer i den juridiska branschen är lönsamt för båda sidor.
(Binder Grösswang, Wien 2022)
Ur ett användarperspektiv innebär den kvalificerade elektroniska signaturen således i huvudsak följande:
Du har ett dokument att signera, som finns tillgängligt som Word- eller PDF-dokument. Du laddar detta i signaturprogrammet för att signera det. Du hittar signaturprogrammet på sign .sproof.io . Du kan börja när som helst och det är kostnadsfritt.
En kvalificerad elektronisk signatur kräver en engångsidentifiering. Det innebär att du måste identifiera dig i ett kort videosamtal ("Video-Ident-Procedure") och där visa upp ditt (giltiga) pass eller ID-kort. Denna identifiering är endast nödvändig en gång och är sedan giltig i fem år eller (om detta inträffar tidigare) tills din identitetshandling löper ut.
Som en del av identifieringsprocessen installerar du en app på din mobiltelefon eller alternativt - om du inte kan eller vill installera appen - kommer du senare att få en engångskod via SMS.
För att underteckna ett dokument väljer du positionen för din digitala signatur och laddar eventuellt upp en bild av din handskrivna signatur. Nu godkänner du signaturen på mobiltelefonen via appen eller anger engångskoden som du får via SMS. Bilden av din namnteckning har ingen juridisk betydelse, men möjliggör en vanlig och bekant representation av namnteckningen. Den juridiskt bindande signaturen appliceras "osynligt" i bakgrunden i rent digital form. Dokumentet är nu digitalt undertecknat på ett juridiskt giltigt sätt. Med sproof konverteras dokumentet dessutom till det PDF/A-format som vanligen används och krävs av advokater. Du, dina kunder eller domstolen kan när som helst kontrollera att dokumentet och den elektroniska underskriften överensstämmer, t.ex. hos RTR:s statliga testtjänst.
6 Känsliga data i säkra händer
Vid användning av digitala signaturtjänster spelar dataskydd en särskilt viktig roll. Detta är särskilt viktigt när det gäller så kallad "molnprogramvara" (dvs. programvara som inte behöver installeras utan kan användas direkt via webbläsaren och Internet). Fördelen med detta är att programvaran är omedelbart redo att användas utan att det behövs någon egen hårdvara eller något IT-projekt. Dessutom kan programvaran nås var som helst, även mobilt. Dataöverföringen sker alltid krypterat med den senaste tekniken och på högsta säkerhetsnivå.
"Molnet är igång från dag ett. Allt sköts av sproof, uppfyller kraven för europeiskt dataskydd och är därför perfekt även för oss jurister."
Dr. Christian ZwickBinder Grösswang
När det gäller dataskydd måste å ena sidan de rättsliga kraven i GDPR uppfyllas och å andra sidan måste den högsta säkerhetsnivån säkerställas ur ett IT-säkerhetsperspektiv. Leverantören av signaturprogramvara sproof garanterar båda genom att lagra och bearbeta uppgifterna uteslutande i datacenter inom Europeiska unionen och undvika alla amerikanska referenser. Ett raderingskoncept som är en integrerad del av lösningen och ett avtal om behandling av orderdata baserat på EU-mallen garanterar också den högsta standarden för dataskydd ur ett juridiskt perspektiv.
Slutsats
Fördelarna med den digitala signaturen är uppenbara: den är snabb, enkel och framför allt 100% säker. Fler och fler advokater inser detta och drar nytta av den digitala signaturen i sitt arbete. Detta är en tydlig trend som kommer att fortsätta under de kommande åren.
Fler blogginlägg
"Vi sköter Österrikes bokföring". Den federala bokföringsbyrån (BHAG) signerar digitalt.Så här signerar du dina avtal digitalt och med garanterad juridisk giltighetHur KURZZEiTmiete optimerar sin kundresa med sproof signDigital signering och hållbarhet: Vad företag behöver veta inför CSR-rapporteringsskyldigheten 2024"sproof hjälper oss att kombinera säkerhet och effektivitet" - Dominik Engel, FH Salzburg
