Λήψη υπογραφών (με ροή υπογραφών)

Σημαντικές πληροφορίες πρώτα:

• Ο προσκαλών πληρώνει πάντα για τις υπογραφές
• Ο συνομιλητής σας δεν χρειάζεται να έχει λογαριασμό sproof sign και μπορεί απλώς να ανοίξει την πρόσκλησή σας (π.χ. μέσω email) με οποιαδήποτε κινητή συσκευή (smartphone, PC, τραπέζι) και να ακολουθήσει τις οδηγίες.

Βήμα προς βήμα οδηγίες

Σε αυτό το σεμινάριο, θα θέλαμε να σας δείξουμε πώς μπορείτε να αποφύγετε υπογραφές χρησιμοποιώντας έξυπνες ροές εργασίας. Μια λεγόμενη ροή εργασίας σας βοηθά να χαρτογραφήσετε ακόμη και πολύπλοκες διαδικασίες υπογραφής και να τις καταστήσετε επαναχρησιμοποιήσιμες. Μπορείτε να μάθετε περισσότερα για τις ροές εργασίας στο σεμινάριο Δημιουργία και χρήση ροών εργασίας .

Μόλις συνδεθείτε, έχετε διάφορες επιλογές για να ανεβάσετε ένα ή περισσότερα έγγραφα σε έναν φάκελο εγγράφων. Μπορείτε επίσης να ξεκινήσετε με ένα πρότυπο που θα θέλατε να στείλετε για υπογραφή.

Το έγγραφο ή τα έγγραφα ανοίγουν στην προβολή επεξεργασίας του sproof sign. Ανοίξτε την καρτέλα "Παραλήπτες" στη δεξιά πλευρά.

Κάντε κλικ στο πεδίο αναζήτησης στη δεξιά πλαϊνή μπάρα στο πεδίο "Προσθήκη παραληπτών". Αυτό το σεμινάριο αφορά τη χρήση μιας ροής εργασίας για τη λήψη υπογραφών. Μπορείτε να μάθετε περισσότερα για τις ροές εργασίας στην ενότητα εκμάθησης [Δημιουργία και χρήση ροών εργασίας](sproofacademyworkflowlink ). Για να επιλέξετε μια από τις ροές εργασίας σας, προχωρήστε ως εξής:

1. στην επικάλυψη, κάντε κλικ στο εικονίδιο του βιβλίου με το κείμενο "Select from contacts & workflows" (Επιλογή από επαφές & ροές εργασίας). Τώρα θα ανοίξει μια οθόνη στην οποία θα εμφανίζονται όλες οι επαφές, οι ομάδες και οι ροές εργασίας σας.
2. στην κορυφή μπορείτε να φιλτράρετε ανά επαφές, ομάδες ή ροές εργασίας. Για να βρείτε πιο εύκολα τη ροή εργασίας σας, κάντε κλικ στο 'Ροές εργασίας'.
3. για να επιλέξετε μια ροή εργασίας, κάντε κλικ στο πράσινο συν (+) στην αντίστοιχη καταχώριση της λίστας.
4. στη συνέχεια, μπορείτε να επιβεβαιώσετε την επιλογή σας κάνοντας κλικ στο πράσινο κουμπί "Εφαρμογή επιλογής".

Αφού κάνετε την επιλογή σας, κάντε κλικ στο 'Επόμενο'.

Οι ρυθμίσεις της επιλεγμένης ροής εργασίας έχουν πλέον εφαρμοστεί. Ωστόσο, μπορείτε να προσαρμόσετε τις ρυθμίσεις σας ανά πάσα στιγμή. Για παράδειγμα, μπορείτε να προσθέσετε περισσότερα άτομα ή να αφαιρέσετε άτομα που έχουν αποθηκευτεί στη ροή εργασίας από τη λίστα παραληπτών. Σε γενικές γραμμές, έχετε τις ακόλουθες επιλογές:

1. Ορίστε μια σειρά με την οποία τα προσκεκλημένα άτομα πρέπει να πραγματοποιήσουν τις αλληλεπιδράσεις σας (υπογραφή, προβολή, έγκριση). Μπορείτε επίσης να ορίσετε εάν οι παραλήπτες σας θα πρέπει να υπογράφουν με ένα συγκεκριμένο πρότυπο υπογραφής (AES/QES). Εάν δεν προβείτε σε αυτή τη ρύθμιση, την επιλογή έχουν τα ίδια τα προσκεκλημένα πρόσωπα. Με το sproof sign, εσείς και ο συνομιλητής σας υπογράφετε 100% σύμφωνα με το eIDAS με την προηγμένη ή την ειδική ηλεκτρονική υπογραφή. Χάρη στην ενσωματωμένη διασύνδεση για όλους τους παρόχους ηλεκτρονικής ταυτότητας, όλοι οι πάροχοι ηλεκτρονικής ταυτότητας από όλη την Ευρώπη είναι διαθέσιμοι σε εσάς ή στα άτομα που έχουν προσκληθεί να υπογράψουν. Για παράδειγμα, ID-Austria ή η γερμανική ταυτότητα με ηλεκτρονική λειτουργία.
2. Παρακάτω θα δείτε τον κατάλογο των αποδεκτών σας. Εάν έχετε επιλέξει το πλαίσιο ελέγχου "Καθορισμός σειράς", μπορείτε τώρα να σύρετε και να αφήσετε τα μεμονωμένα άτομα στην επιθυμητή σειρά.
3. Κάνοντας κλικ στο εικονίδιο με τις 3 τελείες, μπορείτε να κάνετε ρυθμίσεις για τον αντίστοιχο γύρο. Για παράδειγμα, μπορείτε να ορίσετε ότι μόνο ένα άτομο από αυτόν τον γύρο πρέπει να υπογράφει/προβάλλει/εγκρίνει εκ μέρους των άλλων ατόμων.
4. Κάνοντας κλικ στο εικονίδιο με το βέλος (>) δίπλα σε έναν παραλήπτη, μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στις ρυθμίσεις για το αντίστοιχο άτομο. Αυτές επεξηγούνται λεπτομερέστερα σε ένα άλλο γραφικό.

Έχετε τις ακόλουθες επιλογές στις ρυθμίσεις παραλήπτη:

1. κάντε κλικ στο εικονίδιο με το μολύβι για να προσαρμόσετε τα προσωπικά δεδομένα του ατόμου (π.χ. όνομα)
2. να ορίσετε τον ρόλο του ατόμου: μπορείτε να επιλέξετε μεταξύ των επιλογών "Signer" (υπογράφων), "Viewer" (θεατής) και "Approver" (εγκριτής). Ο υπογράφων πρέπει να υπογράψει το έγγραφο. Ένας θεατής μπορεί μόνο να δει το έγγραφο και ένας εγκριτής πρέπει να δώσει τη συγκατάθεσή του (να εγκρίνει). Σημαντικό: Οι υπογράφοντες και οι εγκριτές επηρεάζουν την πρόοδο της ροής εργασίας. Αυτό σημαίνει ότι εάν ένα άτομο σε καθορισμένη θέση δεν υπογράψει ή δεν εγκρίνει, η διαδικασία δεν μπορεί να ολοκληρωθεί. Αυτό δεν ισχύει στην περίπτωση ενός ατόμου που βλέπει!
3. καθορίστε τον ατομικό τύπο υπογραφής για το εκάστοτε άτομο: Ο ατομικός τύπος υπογραφής αντικαθιστά τις ρυθμίσεις για τον γενικό τύπο υπογραφής εγγράφου. Πληροφορίες: Εάν θέλετε να υπογράψει ο συνομιλητής σας με την ειδική ηλεκτρονική υπογραφή (QES), αλλά το άτομο αυτό δεν διαθέτει QES, μπορείτε να καλύψετε το κόστος για την ταυτοποίηση. Μπορείτε να μάθετε περισσότερα σχετικά με αυτό στο σεμινάριο Υπογραφές κατά παραγγελία .
4. μπορείτε να αφαιρέσετε τον παραλήπτη κάνοντας κλικ στο κόκκινο κουμπί.

Κάντε κλικ στο εικονίδιο X επάνω δεξιά για να επιστρέψετε στους παραλήπτες.

Στο δεύτερο βήμα, μπορείτε να τοποθετήσετε υπογραφές και άλλα πεδία φόρμας για τους παραλήπτες σας. Εάν τα έχετε ήδη ορίσει αυτά στη ροή εργασίας, θα εφαρμοστούν αυτόματα. Σημαντικό: Πρέπει να ορίσετε τουλάχιστον μία θέση υπογραφής ανά υπογράφοντα.

1. εδώ μπορείτε να δείτε για ποιον υπογράφοντα ορίζετε τη θέση υπογραφής και τα πεδία φόρμας. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το αναπτυσσόμενο μενού για να αλλάξετε μεταξύ των παραληπτών.
2. τοποθετήστε τουλάχιστον ένα πλαστό πλαίσιο ανά παραλήπτη στο έγγραφο για να ορίσετε τη θέση υπογραφής του και συνεχίστε. Μπορείτε να επιλέξετε μεταξύ υπογραφής (ονοματεπώνυμο) ή μονογράφων (π.χ. Α.Β.). Και οι δύο είναι ισοδύναμες υπογραφές.
3. εδώ θα βρείτε πρόσθετα πεδία φόρμας που αντιστοιχίζονται στον παραλήπτη και μπορούν να συμπληρωθούν μόνο από αυτό το άτομο. Τοποθετήστε τα στο έγγραφο με τη χρήση drag & drop. (Σημείωση: Πεδία χωρίς ανάθεση - τα λεγόμενα γενικά πεδία - τα οποία μπορούν να συμπληρωθούν από οποιονδήποτε παραλήπτη μπορούν να προστεθούν στο μενού στην ενότητα "Επεξεργασία εγγράφου" ή εάν επιλέξετε ως παραλήπτη "Δεν έχει ανατεθεί" κατά την πρόσκληση επαφών).

Το μέγεθος και η θέση μπορούν να ρυθμιστούν για όλα τα εικονίδια υπογραφής και τα πεδία φόρμας. Κάντε κλικ στο πράσινο X για να αφαιρέσετε ξανά το πεδίο. Στην προβολή μικρογραφιών στα αριστερά, μπορείτε να δείτε σε ποια σελίδα έχετε τοποθετήσει πεδία φόρμας και πλατό υπογραφής για ποιους παραλήπτες. Οι μικρές ενδείξεις έχουν διαφορετικό χρώμα για κάθε άτομο.

Όταν ολοκληρώσετε την προετοιμασία του εγγράφου, κάντε κλικ στο "Επόμενο".

Στο τρίτο βήμα, μπορείτε να ρυθμίσετε την πρόσκληση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ο διαχειριστής του προγράμματός σας (ή εσείς ως διαχειριστής) μπορεί να έχει ορίσει προεπιλεγμένα κείμενα για τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μπορείτε να τα προσαρμόσετε. Μπορείτε να μάθετε περισσότερα για το πώς μπορείτε να προκαθορίσετε κείμενα email ως διαχειριστής στην ενότητα Επιλογές επωνυμίας .

1. να ορίσετε ένα θέμα: Επιλέξτε ένα μοναδικό θέμα που θα εμφανίζεται στους προσκεκλημένους ως "τίτλος" του email.
2. το γενικό κείμενο της πρόσκλησης είναι το ίδιο για όλους τους παραλήπτες. Συνθέστε ένα μήνυμα ή επιλέξτε από προηγούμενα μηνύματα.
3. μπορείτε επίσης να συντάξετε ένα ξεχωριστό μήνυμα για κάθε παραλήπτη, το οποίο θα εμφανίζεται μόνο για το αντίστοιχο άτομο. Εδώ μπορείτε να προσθέσετε εξατομικευμένες πληροφορίες και επεξηγήσεις, για παράδειγμα.

Μπορείτε να κάνετε περαιτέρω ρυθμίσεις στο τέταρτο και τελευταίο βήμα:

1. Η ημερομηνία υπενθύμισης καθορίζει την ώρα από την οποία θα αποστέλλονται αυτόματες υπενθυμίσεις. Η ημερομηνία λήξης ορίζει την ημερομηνία μέχρι την οποία τα προσκεκλημένα άτομα πρέπει να έχουν ολοκληρώσει τις ενέργειές τους.
2. στις πρόσθετες ρυθμίσεις μπορείτε, για παράδειγμα, να επιτρέψετε την προώθηση του εγγράφου. Εάν ένα προσκεκλημένο πρόσωπο προωθήσει το έγγραφο, αυτό εξουσιοδοτεί κάποιον άλλον να το υπογράψει αντί του πραγματικού προσώπου. Μπορείτε επίσης να καθορίσετε εάν το οριστικοποιημένο έγγραφο θα πρέπει να αποστέλλεται στο τέλος. Μπορείτε επίσης να ορίσετε τη γλώσσα πρόσκλησης του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
3. Τέλος, κάντε κλικ στο πράσινο κουμπί "Αποστολή πρόσκλησης" για να στείλετε τις προσκλήσεις σας στους παραλήπτες.

Μια επικάλυψη σας ενημερώνει ότι οι προσκλήσεις σας έχουν αποσταλεί. Εάν έχετε κάνει αλλαγές στην επιλεγμένη ροή εργασίας, μπορείτε να την ενημερώσετε. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο πράσινο κουμπί "Ενημέρωση ροής εργασίας".

Μόλις αποσταλεί το έγγραφο, μπορείτε να παρακολουθείτε την πρόοδο των υπογραφών στο έγγραφο στην ενότητα "Παραλήπτες" και στον πίνακα ελέγχου.

Μετά την πρόσκληση, μπορείτε να προσαρμόσετε τις ρυθμίσεις υπενθύμισης στο έγγραφο, να προβάλετε τις γενικές ρυθμίσεις και να προσθέσετε επιπλέον παραλήπτες στο έγγραφο εκ των υστέρων.

Κάνοντας κλικ στο βέλος (>) δίπλα σε ένα άτομο, εάν δεν έχει υπογράψει ακόμη, μπορείτε να επεξεργαστείτε τα πεδία που έχουν οριστεί για το συγκεκριμένο άτομο, να στείλετε εκ νέου την πρόσκληση ή να διαγράψετε εντελώς τον παραλήπτη.