Συμφωνία
Χρησιμοποιούμε cookies στον ιστότοπό μας για να σας προσφέρουμε την καλύτερη δυνατή εμπειρία. Κάνοντας κλικ στην επιλογή "Αποδοχή όλων" συμφωνείτε με τη χρήση όλων των cookies και με την πολιτική απορρήτου μας.
Αποστολή συγχωνεύσεων αλληλογραφίας
Οι συγχωνεύσεις αλληλογραφίας είναι ένας δημοφιλής τρόπος αποστολής ενός εγγράφου/συμβολαίου με την ίδια διάταξη σε μεγάλο αριθμό παραληπτών με μία κίνηση. Σε αυτό το σεμινάριο, θα θέλαμε να σας δείξουμε πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το sproof sign για να στείλετε τις παραγόμενες επιστολές-έντυπα στους μεμονωμένους παραλήπτες για υπογραφή.
Ενημερώθηκε στις 22.05.2024
Οι επιστολές συγχώνευσης αλληλογραφίας μπορούν να δημιουργηθούν χρησιμοποιώντας διάφορα εργαλεία. Το πιο δημοφιλές πρόγραμμα για τη δημιουργία επιστολών συγχώνευσης αλληλογραφίας είναι το Microsoft Word. Το πρόβλημα μέχρι τώρα ήταν ότι οι επιστολές συγχώνευσης αλληλογραφίας μπορούν να αποσταλούν με το MS Word (ή άλλα εργαλεία), αλλά δεν μπορούν να ληφθούν υπογραφές. Γι' αυτό το λόγο η sproof sign έχει υλοποιήσει μια λειτουργία για την αποστολή επιστολών συγχώνευσης αλληλογραφίας, συμπεριλαμβανομένης της λίστας των παραληπτών και τη λήψη των υπογραφών τους.
Βασικά χαρακτηριστικά: Η δυνατότητα αποστολής αλληλογραφίας είναι διαθέσιμη σε όλους τους χρήστες:
- Ανέβασμα μορφής επιστολής + λίστα παραληπτών
- Η συγχώνευση αλληλογραφίας αναγνωρίζεται από την sproof sign
- Οι παραλήπτες αναγνωρίζονται από την sproof sign
- Η συγχώνευση αλληλογραφίας χωρίζεται σε μεμονωμένα έγγραφα
- Κάθε παραλήπτης λαμβάνει το δικό του, ξεχωριστό έγγραφο με αίτημα να το υπογράψει
- Τα υπογεγραμμένα έγγραφα επιστρέφονται αυτόματα στον αποστολέα
Η λειτουργία συγχώνευσης αλληλογραφίας λειτουργεί τόσο μέσω της διεπαφής χρήστη του sproof sign όσο και μέσω του API. Η παραγόμενη συγχώνευση αλληλογραφίας, συμπεριλαμβανομένων των σημάνσεων, μπορεί στη συνέχεια να μεταφορτωθεί στην εφαρμογή ή ως μέρος ενός αιτήματος API.
Περιορισμοί:
- Η λειτουργία συγχώνευσης αλληλογραφίας sproof ΔΕΝ προορίζεται να αντιγράψει ή να αντικαταστήσει μια πλήρη λειτουργία συγχώνευσης αλληλογραφίας (π.χ. στο Word).
Αναφορές και περαιτέρω σύνδεσμοι:
- Σεμινάριο για τη συλλογή υπογραφών (χωρίς ροή εργασίας)
- Σεμινάριο για τη συλλογή υπογραφών (με ροή εργασίας)
- Σεμινάριο για το ταμπλό - προβολή εγγράφων
Βήμα προς βήμα οδηγίες
Ξεκινήστε με τη δημιουργία της συγχώνευσης αλληλογραφίας σας με ένα κατάλληλο εργαλείο. Σε αυτό το σεμινάριο, θα χρησιμοποιήσουμε το Microsoft Word. Εδώ μπορείτε να μάθετε πώς να δημιουργήσετε μια συγχώνευση αλληλογραφίας με το Microsoft Word βήμα προς βήμα. Για να μπορέσει το sproof να διαβάσει αργότερα τις θέσεις των επαφών/υπογραφών και να χωρίσει σωστά τη συγχώνευση αλληλογραφίας, πρέπει να ορίσετε τους ακόλουθους δείκτες κατά τη δημιουργία του προτύπου συγχώνευσης αλληλογραφίας:
- Δείκτης για τη θέση υπογραφής: Προσθέστε τον ακόλουθο δείκτη στη θέση όπου θα τοποθετηθεί αργότερα η υπογραφή. Είναι σημαντικό εδώ να χρησιμοποιείτε καταθέτες θέσης αντί για πραγματικά δεδομένα επαφής (σε αυτό το παράδειγμα, FirstName, LastName και EmailAddress). Τα κατατόπια θα αντικατασταθούν αργότερα από δεδομένα επαφής από τη λίστα σας: {sproof{"FirstName", "LastName", "EmailAddress" ,1}sproof}
- Δείκτης στο τέλος του προτύπου: Απαιτείται ένας δείκτης στο τέλος του προτύπου συγχώνευσης αλληλογραφίας, έτσι ώστε το sproof να μπορεί αργότερα να αναγνωρίσει τα σημεία όπου η συγχώνευση αλληλογραφίας πρέπει να χωριστεί. Για παράδειγμα, εάν το πρότυπό σας έχει μήκος τριών σελίδων, τοποθετήστε το δείκτη στο τέλος της τελευταίας σελίδας: {sproof{end}sproof}
Συμβουλή: Αφού τοποθετήσετε σωστά όλους τους δείκτες, αλλάξτε το χρώμα του κειμένου σε λευκό, ώστε να μην εμφανίζονται αργότερα στο έγγραφο, αλλά το sproof να μπορεί να τους διαβάσει. Στη συνέχεια, εξάγετε τη συγχώνευση αλληλογραφίας σας ως PDF.
Γνωρίζετε ήδη την ενσωμάτωση του sproof sign για το MS Word; Μάθετε περισσότερα γι' αυτό εδώ .
Αφού δημιουργήσετε τη συγχώνευση αλληλογραφίας και την εξαγάγετε ως αρχείο PDF, μεταφορτώστε το στο sproof sign απευθείας ή μέσω του API.Το sproof sign αναγνωρίζει αυτόματα το έγγραφό σας ως συγχώνευση αλληλογραφίας. Έχετε τώρα τις ακόλουθες επιλογές:
- Λίστα των αποθηκευμένων παραληπτών: Κάντε κλικ στο κουμπί "Εμφάνιση όλων" για να εμφανίσετε την πλήρη λίστα παραληπτών. Οι εσφαλμένες καταχωρήσεις στη λίστα επαφών σας επισημαίνονται με κόκκινο χρώμα. Εάν είναι απαραίτητο, διορθώστε το σφάλμα και μεταφορτώστε ξανά το έγγραφο.
- Από προεπιλογή, το sproof sign χωρίζει τη συγχώνευση αλληλογραφίας σε μεμονωμένα έγγραφα, τα οποία αποστέλλονται στους αντίστοιχους παραλήπτες. Εναλλακτικά, μπορείτε να ανοίξετε τη συγχώνευση αλληλογραφίας χωρίς διαχωρισμό. Η πρώτη επιλογή επεξηγείται λεπτομερέστερα παρακάτω, προτού παρουσιαστεί η εναλλακτική επιλογή. Και στις δύο περιπτώσεις, κάντε κλικ στην επιλογή "Συνέχεια" για να προχωρήσετε στο επόμενο βήμα.
Επιλογή 1: Διαχωρισμός της συγχώνευσης αλληλογραφίας σε μεμονωμένα έγγραφα και αποστολή (standard)
Αφού η sproof sign χωρίσει τη συγχώνευση αλληλογραφίας σας σε μεμονωμένα έγγραφα, μπορείτε να κάνετε προαιρετικές ρυθμίσεις για την πρόσκλησή σας στο επόμενο βήμα:
- Καθορίστε έναν τύπο υπογραφής για το έγγραφο.
- Ορίστε μια ημερομηνία αυτόματης υπενθύμισης και τη συχνότητα των υπενθυμίσεων.
- Ορίστε μια ημερομηνία λήξης για το έγγραφο, ώστε να μην μπορεί πλέον να υπογραφεί σε μεταγενέστερη ημερομηνία.
- Προσθέστε ένα προσωπικό μήνυμα που θα αποσταλεί με το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της πρόσκλησης. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε από προηγούμενα μηνύματα.
- Ανοίξτε την καρτέλα "Πρόσθετες ρυθμίσεις " για περισσότερες επιλογές διαμόρφωσης της πρόσκλησής σας.
- Κάντε κλικ στην επιλογή "Αποστολή προσκλήσεων" για να στείλετε σε κάθε παραλήπτη ένα μεμονωμένο έγγραφο για υπογραφή.
Επιλογή 2: Μην χωρίζετε τη συγχώνευση αλληλογραφίας σε μεμονωμένα έγγραφα και μην την ανεβάζετε
Εάν έχετε επιλέξει να μην χωρίσετε τη συγχώνευση αλληλογραφίας σε μεμονωμένα έγγραφα κατά τη μεταφόρτωσή της, θα ανοίξει ως ένα συνεχές έγγραφο στο sproof sign. Οι αποθηκευμένοι παραλήπτες παραμένουν αποθηκευμένοι. Μπορείτε τώρα να επεξεργαστείτε περαιτέρω το έγγραφο ή να το στείλετε απευθείας στις αποθηκευμένες επαφές:
- Συνεχίστε την επεξεργασία: Η συγχώνευση αλληλογραφίας ανοίγει στο σύνολό της. Έχετε τώρα τη δυνατότητα να υπογράψετε μόνοι σας το έγγραφο, να προσαρμόσετε τα πεδία της φόρμας ή να επεξεργαστείτε τους παραλήπτες. Δεν μπορείτε πλέον να χωρίσετε το έγγραφο σε μεμονωμένα έγγραφα. Όταν το αποστέλλετε, όλοι οι παραλήπτες θα λάβουν ολόκληρο το έγγραφο.
- Προσκαλέστε όλους: Στείλτε την πλήρη συγχώνευση αλληλογραφίας στους αποθηκευμένους παραλήπτες με ένα κλικ. Όλες οι επαφές θα λάβουν ολόκληρο το έγγραφο.
Αφού στείλετε τη συγχώνευση αλληλογραφίας, θα αποθηκευτεί στο ταμπλό σας ως μεμονωμένα έγγραφα (για την επιλογή 1) ή ως πλήρες έγγραφο (για την επιλογή 2). Τώρα είναι η σειρά των παραληπτών να υπογράψουν το έγγραφο (τα έγγραφα). Καθίστε αναπαυτικά και παρακολουθήστε την πρόοδο.
