Δημιουργία & χρήση ροών εργασίας

Στη συνέχεια, θα σας δείξουμε πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις ροές εργασίας με τον καλύτερο δυνατό τρόπο. Ακολουθεί μια επισκόπηση: Α) Δημιουργία ροών εργασίας Β) Χρήση ροών εργασίας Γ) Ενημέρωση ροών εργασίας Δ) Μοιραστείτε ροές εργασίας με την ομάδα σας

Α) Δημιουργία ροών εργασίας

Έχετε δύο επιλογές για τη δημιουργία μιας νέας ροής εργασίας: Μπορείτε είτε να φορτώσετε ένα έγγραφο, να το στείλετε και να αποθηκεύσετε τις ρυθμίσεις σας ως ροή εργασίας είτε να συντάξετε μια νέα ροή εργασίας χρησιμοποιώντας τον Επεξεργαστή ροής εργασίας. Σας παρουσιάζουμε και τις δύο επιλογές:

Αποθήκευση μιας αποσταλμένης πρόσκλησης ως ροή εργασίας

Μπορείτε να προχωρήσετε στη διαδικασία λήψης υπογραφών ως συνήθως. Μετά την αποστολή της πρόσκλησης, θα ερωτηθείτε αν θέλετε να αποθηκεύσετε τα βήματα της διαδικασίας σας ως ροή εργασίας. Προχωρήστε ως εξής:

1. Κάντε κλικ στο κουμπί "Αποθήκευση ως ροή εργασίας"
2. Δώστε στη ροή εργασίας σας ένα μοναδικό όνομα
3. Επιλέξτε τις παραμέτρους που θέλετε να αποθηκεύσετε για τη ροή εργασίας σας
4. Κάντε κλικ στο κουμπί "Save workflow" (Αποθήκευση ροής εργασίας)

Δημιουργία ροών εργασίας στον Επεξεργαστή ροών εργασίας

Με τον έξυπνο Επεξεργαστή ροής εργασίας, μπορείτε να δημιουργήσετε μια ροή εργασίας χωρίς να χρειάζεται να στείλετε πρώτα ένα έγγραφο: Για να το κάνετε αυτό, μεταβείτε στις ροές εργασίας στον πίνακα οργάνων*(Επαφές και ροές εργασίας > Ροές εργασίας*) και κάντε κλικ στο "Δημιουργία ροής εργασίας". Τώρα θα ανοίξει ο επεξεργαστής ροής εργασίας. Αυτό λειτουργεί ως εξής:

1. Ονομάστε τη ροή εργασίας: Στο επάνω αριστερό μέρος, μπορείτε να δώσετε στη ροή εργασίας σας ένα μοναδικό όνομα.
2. Πλαϊνή μπάρα: Ο επεξεργαστής ροής εργασίας έχει την ίδια δομή και λογική με το συνηθισμένο περιβάλλον εργασίας χρήστη. Ωστόσο, δεν υπάρχει έγγραφο στην αρχή και ορισμένα από τα στοιχεία του μενού στην πλευρική μπάρα είναι διαφορετικά.
3. Προσθήκη εγγράφου: Μπορείτε να αποθηκεύσετε μια ροή εργασίας χωρίς έγγραφο και στη συνέχεια να την εφαρμόσετε σε οποιοδήποτε έγγραφο. Ωστόσο, ορισμένες λειτουργίες (π.χ. προσθήκη πεδίων φόρμας) συνδέονται με ένα έγγραφο και μπορούν να χρησιμοποιηθούν μόνο σε συνδυασμό με ένα έγγραφο. Για να φορτώσετε ένα έγγραφο, κάντε κλικ στο λευκό πεδίο "Προσθήκη εγγράφου στη ροή εργασίας".
4. Αποθήκευση και ακύρωση: Όταν τελειώσετε, αποθηκεύστε τη ροή εργασίας σας κάνοντας κλικ στο "Save workflow" (Αποθήκευση ροής εργασίας). Εάν θέλετε να απορρίψετε μια ροή εργασίας, κάντε κλικ στο "Ακύρωση".

Οι λειτουργίες πίσω από τα επιμέρους στοιχεία του μενού συνοψίζονται συνοπτικά παρακάτω:

1. Παραλήπτες: Ως συνήθως, μπορείτε να προσθέσετε άτομα, να ορίσετε σειρά και ρόλους και στη συνέχεια να τοποθετήσετε υπογραφή και πεδία φόρμας. Αν συνεχίσετε τη διαδικασία, μπορείτε επίσης να κάνετε ρυθμίσεις για υπενθυμίσεις, ημερομηνίες λήξης και την πρόσκληση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αν στη συνέχεια κάνετε κλικ στο "Finish" (Τέλος), θα επιστρέψετε στο μενού Workflow Editor (Επεξεργαστής ροής εργασίας).
2. Επεξεργασία εγγράφου: Προετοιμάστε το έγγραφό σας ως συνήθως και τοποθετήστε πεδία γενικής φόρμας ή κείμενο μόνο για ανάγνωση. Μπορείτε να μάθετε περισσότερα σχετικά με αυτό στην ενότητα της Ακαδημίας Χρήση πεδίων φόρμας .
3. Υπενθυμίσεις & ημερομηνία λήξης: Πρόκειται για μια συντόμευση στις ρυθμίσεις που αφορούν τις αυτόματες υπενθυμίσεις και την ημερομηνία λήξης του εγγράφου. Δεν χρειάζεται πλέον να καλέσετε ξεχωριστά αυτό το στοιχείο μενού εάν έχετε ήδη προβεί σε αυτές τις ρυθμίσεις στην ενότητα Παραλήπτες.
4. Ρυθμίσεις πρόσκλησης: Πρόκειται επίσης για μια συντόμευση. Εάν έχετε ήδη προβεί σε ρυθμίσεις για το κείμενο του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, την προώθηση, τη γλώσσα πρόσκλησης κ.λπ. στην ενότητα Παραλήπτες, δεν χρειάζεται πλέον να καλέσετε αυτό το στοιχείο μενού.

Παρακάτω παρουσιάζεται μια πρακτική λειτουργία για την προσθήκη επαφών, η οποία καθιστά τη ροή εργασίας σας ακόμη πιο ευέλικτη στη χρήση: Τα λεγόμενα Placeholders προσώπων. Ένας κάτοχος θέσης προσώπου αντιπροσωπεύει ένα προσκεκλημένο πρόσωπο το οποίο καθορίζεται μόνο όταν χρησιμοποιείται η ροή εργασίας. Αυτός ο τύπος placeholder χρησιμοποιείται, για παράδειγμα, Α) κατά την προετοιμασία του εγγράφου δεν γνωρίζετε ακόμη ποιο συγκεκριμένο άτομο θα υπογράψει/δείξει/εγκρίνει το έγγραφο, αλλά θέλετε να κάνετε όλες τις ρυθμίσεις για αυτό το άτομο ή Β) εάν εμπλέκονται διαφορετικά άτομα.

Ένα παράδειγμα: Προετοιμάζετε μια ροή εργασίας για μια σύμβαση εργασίας και γνωρίζετε ότι το έγγραφο θα υπογράφεται πάντα από τη διοίκηση και τον εργαζόμενο, αλλά δεν θέλετε να καθορίσετε τα συγκεκριμένα πρόσωπα μέχρι αργότερα, καθώς μπορεί να είναι διαφορετικά άτομα.

1. Κατά την προσθήκη των επαφών, θα βρείτε τα εικονικά πρόσωπα στην κορυφή της λίστας. Προσθέστε όσα μέσα τοποθέτησης προσώπων επιθυμείτε.
2. Τα ενδεικτικά πρόσωπα εμφανίζονται όπως όλες οι άλλες επαφές στη λίστα παραληπτών.
3. Μπορείτε να κάνετε ρυθμίσεις ως συνήθως στις ρυθμίσεις παραληπτών. Συνιστούμε να δώσετε σε κάθε placeholder προσώπου ένα μοναδικό όνομα (π.χ. υπάλληλος, διευθυντής κ.λπ.), ώστε να ξέρετε σε ποιον να αναθέσετε ποιο placeholder όταν χρησιμοποιείτε τη ροή εργασίας.

Αν επιστρέψετε στο μενού του Επεξεργαστή ροής εργασίας στο τέλος ή ενδιάμεσα, θα δείτε πράσινα σημάδια δίπλα στα στοιχεία του μενού στα οποία έχετε ήδη κάνει ρυθμίσεις. Το πού και ποιες ρυθμίσεις θα κάνετε εξαρτάται από εσάς - έχετε πλήρη ευελιξία. Όταν είστε ικανοποιημένοι με τη ροή εργασίας σας, κάντε κλικ στο "Save workflow" (Αποθήκευση ροής εργασίας).

Β) Χρήση ροών εργασίας

Υπάρχουν διάφοροι τρόποι χρήσης μιας ροής εργασίας. Ο πρώτος τρόπος είναι μέσω του ταμπλό: Μπορείτε να βρείτε τις ροές εργασίας σας στην ενότητα Επαφές και ροές εργασίας και στη συνέχεια στην καρτέλα Ροές εργασίας. Για να χρησιμοποιήσετε μια ροή εργασίας, είτε κάντε κλικ:

1. στην αντίστοιχη καταχώρηση της λίστας για να ανοίξει η λεπτομερής προβολή και κάντε κλικ στο πράσινο κουμπί "Χρήση ροής εργασίας" κάτω δεξιά ή
2. στο εικονίδιο με τις 3 τελείες στην αντίστοιχη καταχώρηση λίστας και επιλέξτε "Χρήση ροής εργασίας" στην επικάλυψη.

Ο δεύτερος τρόπος χρήσης μιας ροής εργασίας είναι απευθείας στον επεξεργαστή: μεταφορτώστε ένα έγγραφο ως συνήθως και, στη συνέχεια, μεταβείτε στην καρτέλα Παραλήπτες. Κάντε κλικ στο πεδίο αναζήτησης και επιλέξτε "Επιλογή από επαφές και ροές εργασίας". Τώρα θα ανοίξει μια επικάλυψη. Σε αυτή την επικάλυψη, μπορείτε τώρα να επιλέξετε αν θέλετε να προσθέσετε άτομα, ομάδες ή ροές εργασίας:

1. Μπορείτε να φιλτράρετε με βάση τις ροές εργασίας για να βρείτε πιο γρήγορα την επιθυμητή ροή εργασίας
2. Κάντε κλικ στο εικονίδιο συν (+) για να επιλέξετε τη ροή εργασίας
3. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο "Apply selection" (Εφαρμογή επιλογής) για να μεταφέρετε τη ροή εργασίας που επιλέξατε στο έγγραφο

Μπορείτε να μάθετε περισσότερα σχετικά με αυτό το θέμα στην ενότητα της Ακαδημίας Λήψη υπογραφών (με ροή εργασίας υπογραφής) .

Εάν χρησιμοποιείτε μια ροή εργασιών, δημιουργείται πάντα μια νέα καταχώρηση εγγράφου από τη ροή εργασιών, ενώ η ίδια η ροή εργασιών παραμένει αρχικά αμετάβλητη. Όλες οι ρυθμίσεις της ροής εργασίας μεταφέρονται στη νέα αποστολή, μπορείτε ακόμα να τις προσαρμόσετε και να τις αλλάξετε όπως απαιτείται. Εάν έχετε ενεργοποιήσει τις αυτόματες υπενθυμίσεις και μια ημερομηνία λήξης στη ροή εργασίας, μπορείτε τώρα να τις ορίσετε.

Εάν η ροή εργασίας σας περιέχει ένα ή περισσότερα εικονικά πρόσωπα, πρέπει τώρα να τα αντιστοιχίσετε. Για να το κάνετε αυτό, μεταβείτε στην καρτέλα "Παραλήπτες". Σε μια επικάλυψη, μπορείτε τώρα να επιλέξετε σε ποιον θέλετε να εκχωρήσετε το πρώτο placeholder προσώπου. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο "Assign & Proceed" (αν έχετε περισσότερα από ένα placeholder προσώπου) και επαναλάβετε τη διαδικασία για όλα τα placeholders. Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στο "Assign & finish" (Εκχώρηση και ολοκλήρωση).

Τέλος, στείλτε την πρόσκλησή σας ως συνήθως. Εάν έχετε κάνει αλλαγές στη ροή εργασίας, μπορείτε να την ενημερώσετε αργότερα - μπορείτε να μάθετε περισσότερα σχετικά στην επόμενη ενότητα "Ενημέρωση ροών εργασίας".

C) Ενημέρωση ροών εργασίας

Έχετε δύο επιλογές για την επεξεργασία/ενημέρωση μιας ροής εργασίας:

Α) Χρησιμοποιείτε μια ροή εργασίας και κάνετε αλλαγές κατά τη διάρκεια της διαδικασίας πρόσκλησης. Αφού στείλετε την πρόσκληση, μπορείτε να εφαρμόσετε αυτές τις αλλαγές στη ροή εργασίας. Β) Μπορείτε να επεξεργαστείτε μια ροή εργασίας απευθείας στον Επεξεργαστή ροής εργασίας.

Και οι δύο επιλογές περιγράφονται παρακάτω:

Α) Χρησιμοποιείτε τη ροή εργασίας και στη συνέχεια την ενημερώνετε

Χρησιμοποιήστε μια ροή εργασίας (περισσότερες πληροφορίες σχετικά με αυτό στην ενότητα "Χρήση ροών εργασίας"), κάντε τις επιθυμητές αλλαγές και, στη συνέχεια, στείλτε την πρόσκληση (τις προσκλήσεις). Στην επικάλυψη που εμφανίζεται τώρα, έχετε τη δυνατότητα να αντικαταστήσετε τη ροή εργασίας που χρησιμοποιήθηκε και να ενημερώσετε τις τροποποιημένες παραμέτρους. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στην επιλογή "Ενημέρωση ροής εργασίας".

Β) Επεξεργασία ροής εργασιών στον επεξεργαστή

Από το ταμπλό, μπορείτε να επιλέξετε "Επεξεργασία ροής εργασίας" είτε μέσω της λεπτομερούς προβολής της ροής εργασίας (1) είτε μέσω του μενού 3 σημείων (2). Ανοίγει ο επεξεργαστής ροής εργασίας και μπορείτε να αλλάξετε τις επιθυμητές παραμέτρους. Τέλος, κάντε κλικ στην επιλογή "Αποθήκευση ροής εργασίας".

Δ) Μοιραστείτε ροές εργασίας με την ομάδα σας

Έχετε τη δυνατότητα να μοιραστείτε μεμονωμένες ροές εργασίας με την ομάδα σας. Αυτό μπορεί να επιταχύνει ή να απλοποιήσει τις διαδικασίες για ολόκληρη την ομάδα σας.

Για να το κάνετε αυτό, μεταβείτε στην προβολή λεπτομερειών μιας ροής εργασίας στο ταμπλό. Κάντε κλικ στο κουμπί με το εικονίδιο κοινής χρήσης κάτω δεξιά για να μοιραστείτε τη ροή εργασίας (1). Επιβεβαιώστε την ενέργειά σας στην επόμενη επικάλυψη (2). Όλα τα μέλη της ομάδας μπορούν πλέον να χρησιμοποιήσουν τη ροή εργασίας. Μπορείτε να ανακαλέσετε την έγκριση ανά πάσα στιγμή κάνοντας κλικ στο ίδιο κουμπί και στη συνέχεια επιβεβαιώνοντας την αναθεώρηση (3).